Kedua, tempat rapat. Tempat rapat baiknya mudah diketahui dan dijangkau peserta rapat. Tempat rapat mesti tenang dan tidak bising. hindari tempat rapat di tepi jalan raya, di sebelah bengkel, di tempat yg musiknya keras, di dekat tv atau radio yang menyala, di dekat arena olahraga. Suara bising akan mengganggu rapat dan memecah konsentrasi.
Ketiga, perlengkapan rapat. Rapat yg ideal biasanya ditunjang beberapa perlengkapan. Antara lain sound system, papan tulis, projector, laptop, pointer, kabel-kabel penghubung antar-alat, baterai, sumber listrik. Pastikan semuanya dalam posisi ready, dapat digunakan.
Keempat, agenda rapat. Susun agenda rapat dengan baik. Disertai sedikit latar belakang dan tujuan rapat. Lalu poin-poin yang akan dibahas. Sampaikan agenda ini kepada peserta rapat agar peserta mempersiapkan diri dan pemikirannya untuk tercapainya tujuan rapat. Agenda rapat juga akan memperlihatkan urgensi rapat, bahwa rapat tersebut memang diperlukan. Tidak sekedar bertemu. Kadang kala ada rapat yang sebetulnya tidak diperlukan karena hanya membahas persoalan yang bisa diselesaikan melalui telepon atau prosedur rutin lain.
