Sebuah organisasi yang sehat biasanya mengadakan rapat secara berkala. Bahkan adanya rapat seringkali menjadi indikator sehatnya organisasi. Sering juga kita temui, atau kita alami, organisasi yang kegiatannya cuma rapat-rapat saja. Entah karena memang organisasi kelas tinggi, atau memang tak ada daya yang cukup dari organisasi tersebut untuk melaksanakan hasil rapatnya dalam sebuah atau beberapa kegiatan.
Tak jarang, setelah rapat biasanya peserta rapat tak tahu apa hasil rapatnya. Atau keesokan harinya sudah lupa apa hasil rapatnya. Kali lain, hasil rapat belum dilaksanakan, tiba-tiba tak terasa sudah waktunya rapat lagi. Ini bagi organisasi yang ada jadwal rapat rutin. Kadang kala kita juga mengalami deja vu, atau mirip deja vu, dimana terjebak pada situasi sedang membahas sebuah hal yang rasa-rasanya sudah pernah dibahas.
Banyak kejadian-kejadian seputar rapat seperti disebutkan di atas, yang sebetulnya disebabkan kurangnya keterampilan melaksanakan Rapat yang efektif. Bagaimana sebenarnya membuat rapat agar efektif. Setidaknya kita bisa mulai dengan Persiapan Rapat.
Pertama, Undangan Rapat. Pastikan bahwa ada yang bertugas mengundang rapat. Pengundang Rapat bisa langsung Ketua atau Sekretaris atau siapapun yang disepakati dan diberi wewenang. Pengundang bertugas membuat undangan, menyebarkan undangan, dan mengkonfirmasi kehadiran undangan. Undangan Rapat bisa berupa surat, e-mail, SMS, pesan lewat chat Messenger seperti WA dan Telegram, pesan lewat sosial media, dan lain-lain. Undangan juga tidak boleh terlewat mencantumkan waktu dan tempat yang jelas, agenda rapat, serta petugas rapat. Pengundang harus memastikan bahwa peserta rapat memahami poin-poin dalam undangan ini.
Kedua, tempat rapat. Tempat rapat baiknya mudah diketahui dan dijangkau peserta rapat. Tempat rapat mesti tenang dan tidak bising. hindari tempat rapat di tepi jalan raya, di sebelah bengkel, di tempat yg musiknya keras, di dekat tv atau radio yang menyala, di dekat arena olahraga. Suara bising akan mengganggu rapat dan memecah konsentrasi.
Ketiga, perlengkapan rapat. Rapat yg ideal biasanya ditunjang beberapa perlengkapan. Antara lain sound system, papan tulis, projector, laptop, pointer, kabel-kabel penghubung antar-alat, baterai, sumber listrik. Pastikan semuanya dalam posisi ready, dapat digunakan.
Keempat, agenda rapat. Susun agenda rapat dengan baik. Disertai sedikit latar belakang dan tujuan rapat. Lalu poin-poin yang akan dibahas. Sampaikan agenda ini kepada peserta rapat agar peserta mempersiapkan diri dan pemikirannya untuk tercapainya tujuan rapat. Agenda rapat juga akan memperlihatkan urgensi rapat, bahwa rapat tersebut memang diperlukan. Tidak sekedar bertemu. Kadang kala ada rapat yang sebetulnya tidak diperlukan karena hanya membahas persoalan yang bisa diselesaikan melalui telepon atau prosedur rutin lain.
Selain itu dengan adanya agenda akan terlihat pula siapa (anggota dari bagian apa) yang kehadirannya benar-benar diperlukan dan tidak bisa digantikan. Sering kali rapat gagal mencapai tujuan karena yang hadir tidak secara langsung terkait agenda rapat saat itu. Dan yang terkait secara langsung malah tidak hadir. Baik terkait secara pelaksanaan, maupun yang berwenang memutuskan dalam rapat.
Itulah beberapa persiapan rapat yang mesti kita lakukan agar rapat berjalan efektif. Insya Allah kita sambung lagi di kesempatan berikutnya.
