Sebuah organisasi yang sehat biasanya mengadakan rapat secara berkala. Bahkan adanya rapat seringkali menjadi indikator sehatnya organisasi. Sering juga kita temui, atau kita alami, organisasi yang kegiatannya cuma rapat-rapat saja. Entah karena memang organisasi kelas tinggi, atau memang tak ada daya yang cukup dari organisasi tersebut untuk melaksanakan hasil rapatnya dalam sebuah atau beberapa kegiatan.
Tak jarang, setelah rapat biasanya peserta rapat tak tahu apa hasil rapatnya. Atau keesokan harinya sudah lupa apa hasil rapatnya. Kali lain, hasil rapat belum dilaksanakan, tiba-tiba tak terasa sudah waktunya rapat lagi. Ini bagi organisasi yang ada jadwal rapat rutin. Kadang kala kita juga mengalami deja vu, atau mirip deja vu, dimana terjebak pada situasi sedang membahas sebuah hal yang rasa-rasanya sudah pernah dibahas.
Banyak kejadian-kejadian seputar rapat seperti disebutkan di atas, yang sebetulnya disebabkan kurangnya keterampilan melaksanakan Rapat yang efektif. Bagaimana sebenarnya membuat rapat agar efektif. Setidaknya kita bisa mulai dengan Persiapan Rapat.
Pertama, Undangan Rapat. Pastikan bahwa ada yang bertugas mengundang rapat. Pengundang Rapat bisa langsung Ketua atau Sekretaris atau siapapun yang disepakati dan diberi wewenang. Pengundang bertugas membuat undangan, menyebarkan undangan, dan mengkonfirmasi kehadiran undangan. Undangan Rapat bisa berupa surat, e-mail, SMS, pesan lewat chat Messenger seperti WA dan Telegram, pesan lewat sosial media, dan lain-lain. Undangan juga tidak boleh terlewat mencantumkan waktu dan tempat yang jelas, agenda rapat, serta petugas rapat. Pengundang harus memastikan bahwa peserta rapat memahami poin-poin dalam undangan ini.
